Alumna: Daniela Fernanda Pino Acuña
Profesor guía: Dra. Martha Ramírez Valdivia
Resumen: El Observatorio Volcanológico de Los Andes del Sur (OVDAS), es el área científico-técnico perteneciente al Servicio Nacional de Geología y Minería (SERNAGEOMIN), encargado de entregar la información técnica referente a la actividad volcánica a la ciudadanía en todo Chile. La estructura metodológica del OVDAS es multidisciplinaria y está constituida por cuatro áreas científico-técnicas, así como una de Administración y Finanzas (DAF).
El Sistema de Gestión de Calidad (SGC) del OVDAS no contempla en su alcance al DAF, área de gran importancia y con un rol fundamental para la organización, que provee de varios servicios y procesos a otras áreas dentro del observatorio. El no contar con la información documentada referente a los procesos que se ejecutan en el DAF ocasiona que la mayoría de los procesos no se encuentren estandarizados y que la ejecución de estos dependa exclusivamente de la experiencia del personal, lo que producto de traslados o desvinculaciones genera pérdida de conocimientos y demoras en la inserción de nuevo personal.
El presente trabajo tiene como objetivo documentar los procesos prioritarios del DAF perteneciente al OVDAS en el contexto de su SGC; para esto, se realizó un diagnóstico del estado inicial de la documentación existente en el DAF; posteriormente, se realizó la modelación de los procesos prioritarios del DAF; finalmente, se concluye con la elaboración de fichas para los procesos prioritarios del DAF.
La metodología utilizada es de tipo cualitativa documental-descriptiva; para el logro de los objetivos se realizó una exhaustiva revisión bibliográfica y se estudió la información contenida en el DAF; adicionalmente se obtuvo información a través de entrevistas, observación y focus group, con el personal del DAF.
Posteriormente, se identificaron 30 procesos dentro del DAF, los cuales se clasificaron dentro del Mapa de Procesos elaborado para el área. Del total de procesos se priorizaron cinco, en conjunto con directivos del área, a los que se realizó sus respectivos diagramas de flujo y fichas de procesos, siguiendo las directrices del OVDAS, en cuanto a la documentación de su SGC. Estos nuevos procesos documentados conforman la base del SGC del DAF y permiten sentar las bases para la documentación de otros procesos, aspecto fuera del alcance de este trabajo.
Palabras Claves: Enfoque a procesos, administración y finanzas, diagramas de flujo, fichas de proceso.